Карты клиентов для торгового представителя

Контроль и аудит работы торгового представителя

Карты клиентов для торгового представителя

Как правило, торговый представитель является связующим звеном между компанией-поставщиком и оптовыми торговыми точками.

На этого сотрудника стандартно возлагают продвижение продукции, расширение клиентской базы, оптимизацию работы имеющихся торговых точек, прием и обработку заказов, документальное оформление сделок, контроль сроков и сумм оплаты.

В связи с этим у многих топ-менеджеров возникают опасения, не обманывают ли торговые представители в расходах на бензин, в количестве посещаемых торговых точек и расчетах за поставленную продукцию. Поможет решить такие проблемы контроль. Контролируя торговых представителей, компания сможет качественно управлять своей коммерческой функцией.

Контроль работы торговых агентов с помощью программного обеспечения

Применяя современное специализированное программное обеспечение и мобильные приложения, можно успешно контролировать работу торговых агентов.

Преимущества использования программных средств и мобильных приложений:

  • помощь сотрудникам в работе вне офиса;
  • уменьшение времени на получение и обработку данных;
  • минимизация бумажной работы;
  • снижение объема работы операторов, принимающих заказы от торговых представителей;
  • снижение вероятности ошибок;
  • обмен данными в реальном времени;
  • контроль за сотрудником на всех этапах работы с клиентами.

Функционал контроля:

  1. Применяя мобильные приложения, установите правило: торговый представитель должен принимать заказ непосредственно у сотрудника магазина (продавца или руководителя торгового отдела), причем исключительно там, где будет продаваться продукция. Тогда в программу загружаются необходимые документы, протоколируется сумма, конкретная торговая точка и координаты местонахождения торгового агента и точки (считывание и сравнение координат местонахождения агента — плановые и реальные). От компании требуется:
  • периодически подтверждать достоверность данных (например, прозвоном в торговую точку);
  • проверять клиентов, по которым оплаты не фиксировались (обеспечит финансовый контроль за торгпредом).
Когда торговый агент совершает какую-либо операцию с приложением (заказ, оплату, возврат и пр.), его местоположение можно установить при помощи Wi-Fi, сотовой связи или GPS.

Используя информационную систему компании, которая настроена и работает совместно с мобильными приложениями торговых представителей, начальник отдела продаж всегда сможет проконтролировать все задолженности, непогашенные отгрузки и возвраты за заданный период.

2. Информационная система фиксирует все, а руководство разбирает и анализирует только отклонения.

3. Мобильные приложения предусматривают возможность создавать фотоотчеты. Как только торговый представитель сфотографирует товар на полке мобильным устройством (планшет, смартфон), в котором установлено приложение, информация сразу поступит в учетную систему компании.

Такой наглядный материал позволит оценить выгодность места размещения товара на полках и его количество. Фотоотчеты архивируются, и мерчандайзер может сравнить расположение продукции на полках в разрезе торговых точек за заданный период, выявить соответствие установленным матрицам выкладки.

4. Программы построены по принципу «отслеживание действий сотрудников». Точка GPS-геолокации ставится только на рабочем действии, которое сотрудник делает в приложении (отметка визита, оформление заказа, фотография, заполненный отчет и т. п.).

В данном случае можно вести учет рабочего времени торгового агента, фиксировать время, которое он провел в каждой торговой точке (с момента начала контакта до окончания встречи). Кроме этого, можно проконтролировать, сколько визитов совершает торгпред в течение рабочего дня, как часто посещает сложные, но перспективные торговые точки, проверяет ли остатки продукции в торговой точке и др.

Контроль с помощью маршрутизации

Маршрутизация — это не только удобный способ контроля за торговыми представителями со стороны супервайзера, начальника отдела продаж, коммерческого директора, но и эффективный инструмент управления ростом продаж, вывода на рынок нового продукта и бренда, расширения рынка сбыта, захвата нового для компании региона.

Преимущества маршрутизации:

  • экономия времени;
  • экономия затрат на бензин, дизтопливо;
  • возможность наладить постоянный контакт с покупателем.

Этапы внедрения маршрутизации:

Этап 1. Постановка цели и доведение ее до каждого сотрудника. Как руководство, так и торговые представители должны понимать, для чего внедряется такой инструмент. Если ставится цель захватить (освоить) определенный регион, то она должна быть доведена до каждого торгового агента.

Этап 2. Контроль следования торговых представителей обозначенным маршрутам (телефонные прозвоны, контроль программным способом). На начальном этапе можно оставить сотрудникам не более 10 % рабочего времени на посещение не регламентированных маршрутом торговых точек, но постепенно такие контакты нужно сводить на нет.

Этап 3. Внесение изменений в систему начисления заработной платы. Зарплата должна начисляться в зависимости от заказов, полученных на установленном в конкретный день маршруте, а не от общей стоимости заказов. На начальном этапе, в первый месяц внедрения, зарплата должна зависеть от маршрута не менее чем на 25 %, далее — жестче.

Профилактика мошенничества

Предупредить мошенничество со стороны торгпредов может непосредственный начальник отдела продаж. Ведь он ежедневно контактирует с торговыми представителями, ставит им задачи и знает, как каждый из сотрудников справляется с задачами, как объясняет недочеты в собственной работе, насколько хорошо умеет уйти от ответственности.

В профилактике мошенничества «полевых» работников можно выделить два направления. Первое направление — социальное. Определите минимальную сумму денежных средств, которая, по мнению ваших сотрудников, нужна для комфортной жизни (питание, одежда, мобильная связь, отдых и др.). Понятно, что у каждого сотрудника комфортный минимум будет свой.

Такой комфортный прожиточный минимум сравнивается с минимальной заработной платой, которую получают ваши сотрудники.

Если торговый представитель работает два-три месяца и получает зарплату ниже минимального уровня, то задайте себе вопрос: «Где он берет деньги на свою зону комфорта?». Смело перепроверяйте такого сотрудника.

Возможно, это уже состоявшийся мошенник. В данном вопросе важно не перейти грань законности.

Второе направление — правильная постановка бухгалтерского учета и учетной политики:

1. Первичные документы (накладные, акты приема-передачи), договоры, акты сверок должен выписывать специальный менеджер отдела продаж или бухгалтер. За каждым торгпредом целесообразно закрепить определенного бухгалтера. Недопустима выписка указанных документов непосредственно торговыми представителями.

2. Введите такой порядок работы: накладные подготавливаются бухгалтером (согласно маршруту) и передаются под подпись торгового представителя рано утром. Эти документы агент должен вернуть вечером того же дня по возращении из района или утром следующего дня, тоже под роспись. Нужно проверять, все ли накладные возвращены (в том числе испорченные).

3. Накладные, акты приема-передачи и договоры должны храниться в бухгалтерии, а не в отделе продаж у «полевых» сотрудников.

4. Обязательна сверка сумм оплат торговых точек, привезенных торговым представителем, с суммами, указанными в накладных. Проверьте на соответствие договорным условиям: оплата по факту поставки или отсрочка.

Если выявлены расхождения или несоответствия по какой-либо торговой точке, бухгалтер должен сразу позвонить на точку и прояснить обстоятельства.

Бухгалтер также проверяет, не продал ли торговый представитель товар по цене ниже той, которая установлена для торговой точки, не превышен ли лимит отгрузки в долг.

5. Торговый представитель обязан делать фотоотчет по оформленным документам непосредственно в торговой точке (с меткой времени будет храниться в базе данных).

6. Минимум один раз в месяц супервайзер должен проехать с каждым торгпредом по его маршруту, чтобы увидеть, как тот работает в отношении оплат, возврата дебиторской задолженности.

7. Сотрудник, которого поймали на мошенничестве, должен быть сразу уволен.

Построение документооборота и отчетности

С целью контроля важно разработать обязательные для каждого торгового представителя формы отчетности. При разработке форм отчетности нужно учитывать требования и возможности используемого программного обеспечения.

Приступая к регламентации, определите, какая информация «с полей» имеет наибольшее значение для вашей компании, что требует ежедневного мониторинга, что вам необходимо знать о конкурентах.Первый документ, на котором основано внедрение контроля, — маршрутный лист.

ООО «Компания»

Источник: https://www.profiz.ru/peo/11_2015/torgovyj_predstavitel/

7 этапов продаж для менеджера и торгового представителя

Карты клиентов для торгового представителя

  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_validate() should be compatible with views_handler::options_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 0.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_submit() should be compatible with views_handler::options_submit($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 0.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter_boolean_operator::value_validate() should be compatible with views_handler_filter::value_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter_boolean_operator.inc on line 0.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_style_default::options() should be compatible with views_object::options() in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_style_default.inc on line 0.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_validate() should be compatible with views_plugin::options_validate(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 0.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_submit() should be compatible with views_plugin::options_submit(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 0.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_argument::init() should be compatible with views_handler::init(&$view, $options) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument.inc on line 0.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.

В любом деле все зависит от человека  

Фон Сект

Не зря говорит русская пословица, что время – деньги. И в этом есть своя доля правды.

Результат деятельности каждого менеджера по продажам напрямую зависит от качества выполняемых обязанностей, а для этого нужен высокий профессиональный уровень, которого можно добиться, если навыки действий  довести до автоматизма и тогда не будет понапрасну потраченного времени, а объемы продаж значительно возрастут.

А для этого нужно разработать и неукоснительно выполнять в работе этапы процесса продаж. Что представляют собой этапы и сколько их должно быть?

Каждый менеджер по продажам может разработать свои варианты этапов продаж, которые могут состоять из трех, пяти или даже десяти этапов.

Мы рассмотрим деятельность менеджера по продажам по семи этапам:

  1. Подготовка к визиту
  2. Встреча и установление с клиентом контакта
  3. Оценка потребности в продукции у клиента
  4. Продажа – презентация продукции
  5. Заключение договора и дополнительная продажа
  6. Подготовка отчета
  7. Анализ проведенной сделки – цель следующего визита

А теперь рассмотрим эти 7 этапов продаж поэтапно.

1. Подготовка к визиту

Этапы активных продаж в первую очередь начинаются с подготовки к встрече, которая  всегда представляет собой определенный объем работы, и без которой все дальнейшие действия могут оказаться малоэффективными.

Главное нужно досконально выучить весь товар, который будете предлагать клиенту. Уровень вашей компетентности позволит клиенту без сомнений  остановить выбор на вашей продукции.

Степень подготовки еще зависит от того, где будет проходить встреча с клиентом. Если она будет проходить на вашей территории в магазине или офисе, то необходимо позаботиться о порядке на рабочем месте: убрать со стола все лишнее, а вот то, что понадобится, должно быть под рукой.

Клиент во время визита всегда должен чувствовать внимание к себе и если вы не будете отвлекаться, то им не будет потерян интерес к предложенному товару.

Если встреча будет проходить на территории клиента, то подготовка к визиту будет несколько иная: доскональное знание товара нужно и в этом случае, нужно поставить перед собой цель визита, определить варианты ее выполнения, обязательно изучить карточку клиента, в которой должна быть вся информация по клиенту и его торговой точке.

С собой должны быть каталог товаров и образцы, ручка, накладные, калькулятор, договора, запас прайсов, рекламный материал и телефон. Проверив наличие всего перечисленного, можно приступать ко второму этапу.

2. Встреча и установление контакта начинается с первых шагов в торговой точке 

Очень хорошо если в карточке были указаны все продавцы по именам, тогда будет легче установить контакт. Если в этой торговой точке вы впервые, то нужно соответственно представиться.

Но даже при повторном визите лучше повториться, ведь меняется штат продавцов и торговых представителей с других фирм побывало здесь тоже довольно много. Представление должно состоять из нескольких фраз:

  1. Имени и фамилии торгового представителя;
  2. названия компании;
  3. самых известных товаров, которые в ассортименте компании;
  4. цели визита.                                          

Хорошо иметь визитку, в которой все это будет указано, а кроме того еще и ваши контактные данные. При каждом посещении нужно очень внимательно осматривать торговые точки потому, что информация может понадобиться в дальнейшей работе.

Если вам будет известно время перерыва торговой точки, то вы никогда не будете стоять под дверью, ожидая, когда закончится перерыв, и не потеряете драгоценного времени. Если появились какие-то изменения их нужно сразу внести в карточку клиента.

Нужно выяснить в торговой точке продается ли соответствующий товар и сопутствующая продукция, проанализировать активность конкурентов и наценку, выкладку товара и продажи. Выяснить, кто в данной торговой точке имеет право принимать решения.

3. Оценка потребности клиента

Она осуществляется путем специальных вопросов, которые задаются клиенту и уже конкретно выясняется, что ему необходимо. Благодаря такой информации продвижение товара происходит более продуктивно и качественно.

Только задав вопрос нужно не забывать, внимательно слушать, тогда клиент более углубленно будет отвечать на вопросы, а это поможет точнее выяснить потребность и в дальнейшем увеличить объем продаж.

При каждом последующем визите проверяется выкладка товара, реклама и цена, проверяется товарный запас. Не нужно стеснять проверить и пересчитать, ведь в таком случае будет составлен грамотный заказ. Можно определить тогда и прохождение товара и не допустить просрочки.

4. Презентация и продажа товара всегда считалась самым важным этапом визита  

Чтобы продажа была успешной нужно проявить в себе лучшие качества в красноречии и достойным образом представить свою продукцию. Для этого и проводится презентация, чтобы изложить преимущества именно этого продукта.

Вот здесь и понадобятся все знания своей продукции, и подтвердить информацию образцами, каталогами, листовками, прайсами и рекламными буклетами. Презентация очень действенный инструмент в продажах и от него не надо отказываться и использовать при любой возможности.

Если все перечисленные выше пункты не были выполнены торговым представителем, а товар все же удалось продать, то значит главное сделано, и товар поступит в магазин и дойдет до покупателя.

5. Заключение договора и дополнительная продажа

Вот уже и цель почти выполнена, осталось заключить договор купли-продажи. Заключая договор и видя клиента в приподнятом настроении от удачной сделки, вы как настоящий профессионал должны не забывать, что расслабляться еще рановато.

Нужно делать еще продажи, предлагая клиенту сопутствующие товары, только делать это нужно быстро, не размусоливая. Не забывайте говорить клиенту о выгоде, которую он получит по этому предложению.

Если будите придерживаться таких правил, то вместе с основным товаром сможете продавать и дополнительные товары. И тогда вы будите не просто успешный продавец, а Профессионал Продаж!

6. Подготовка отчета

Торговый представитель еще должен своевременно и аккуратно заполнять все официальные документа, которые предусмотрены компанией-работодателем. По результатам этой отчетности компания может увидеть эффективность работы торгового представителя и положение дел на территории.

Заполнять отчетность необходимо своевременно. Она дисциплинирует работников и очень помогает в работе. Документы, заполненные правильно помогут подготовиться торговому представителю к следующему визиту еще лучше.

7. Анализ проведенной сделки – цель следующего визита                                                        

Профессия «Менеджер по продажам» требует  быть самостоятельным, Ведь выехав на визит можно рассчитывать только на свои собственные силы. Вернувшись от клиента нужно проанализировать весь объем работы и выяснить, что из запланированного вы выполнили, а может, что-то и не выполнили.

Значит нужно обдумать сложившуюся ситуацию и принять решение, которое поможет в следующий раз справиться с поставленной целью. Этапы продаж, схема которых всегда работает, существенно облегчают работу торговорму представителю.

Нужно помнить, что благодаря грамотному анализу вы не будете делать лишних и не нужных действий.

Вот мы рассмотрели семь этапов продаж и теперь можно подвести итоги. Каждый торговый представитель, зная этапы продаж и используя их в работе, добьется больших результатов, но нужно еще при необходимости интерпретировать эти этапы.

Не всегда нужно слепо выполнять их, бывают ситуации, когда нужно проявить и некоторую смекалку.

Статьи по теме

Источник: http://superiorseller.com/7-etapov-prodazh-dlya-menedzhera-i-torgovogo-predstavitelya

Урок 9. Осмотр торговой точки и товарного запаса

Карты клиентов для торгового представителя

Сегодняшний урок описывает функциональное предназначение осмотра места встречи (торговой точки) в рамках структурированного подхода к продажам.

Почему столь несложный и, казалось бы, факультативный шаг визита на деле оказывает существенное влияние на результат вашего общения с клиентом.

Осмотр места, где придется осуществлять деловую встречу или продажу, оказывается своего рода разведкой местности в рамках структурированного подхода к продажам.

Все зависит от вашей наблюдательности: изменилось настроение клиента, сменился интерьер, появились или исчезли новые строения вокруг… Подобная информация дает повод для правильного выбора вашей модели поведения.

Для достижения поставленных целей Вам потребуется деловой контакт, вам придется почти «вторгнуться» в пространство клиента.

Для того чтобы ваши дальнейшие действия сопровождались как можно меньшим сопротивлением и были понятны персоналу торговой точки необходимо открыто сказать клиенту о том, чем вы собираетесь заниматься дальше.

В этом вам поможет фраза, которую можно назвать связующей фразой. Она используется в начале визита, для того, чтобы осуществить плавный переход от «официально-торжественной» части – от представления – непосредственно к самостоятельной работе с остатками (естественно, если работа с остатками подразумевается в принципе).

Так например, для того, чтобы корректно (без лишней агрессии и наглости, но и не робея) осуществить переход к осмотру товарного запаса можно использовать вопросы  похожие на эти:

-Для формирования оптимального запаса я осмотрю витрину и остатки

Не существует идеальной формулы перехода от этапа представления к этапу осмотра торговой точки и товарного запаса.

Основной посыл, который должен содержаться во фразе перехода к осмотру запаса — необходимость логичной причины ваших действия во избежание негатива в торговых точках.

Однако в первые свои визиты, до установления доверительных отношений с вашим клиентом, фразу перехода к осмотру лучше брать из примеров: это позволит вам чувствовать себя комфортно, что позволит сталкиваться с меньшим количеством возражений при работе.

В качестве рекомендации – старайтесь избегать фраз типа «снятие остатков», «занести остатки в отчет», т.к. они вызывают негативную реакцию.

Что же будет целью этапа «осмотр торговой точки»?

Давайте немного поразмыслим над тем, как же менялась ситуация с продажами того или иного товар в магазине с вашего последнего визита.

Множество посетителей, различные продавцы, большое количество наименований товара – все это находилось во взаимодействии каждый день.

Вам необходимо сделать некий срез продаж: понять, что произошло с товарными остатками (с вашим клиентом, с витриной) с момента вашего последнего визита.

Стремитесь фиксировать все остатки самостоятельно – увидев каждое из наименований товара.

Таким образом, основной целью осмотра торговой точки и товарного запаса в рамках структурированного подхода к продажам следует считать

НЕОБХОДИМОСТЬ ЗАФИКСИРОВАТЬ И ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ СИТУАЦИЮ С ПРОДАЖАМИ И РЕКЛАМНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ В ТОРГОВОЙ ТОЧКЕ ДО того как вы начнете предлагать свои идеи.

А для этого вам необходимо быть:

  • Методичным торговым представителем —в ваших действия должна просматривать система и последовательность.
  • Скрупулезным торговым представителем –стремиться к анализу различных, даже самых мелких, деталей.
  • Аккуратным торговым представителем.

Остатки товара, естественно, следует просматривать до того, как вы осуществили продажу. И дабы сократить время на снятие остатков, необходимо приучать продавцов складировать товар каждого производителя в одном месте.

Следует обратить внимание и на то, ОТКУДА к вам поступает информация об остатках. Каким образом вы получаете данные?

Может быть выделено три способа снятия остатков в торговой точке:

1) Со слов клиента – применяется в первые дни\недели работы с торговой точкой. Этот способ самый простой, требующий минимум эмоционального напряжения, но в то же время – наименее корректный.

2) Совместно с персоналом торговой точки –применяется в период, когда вы уже знакомы с персоналом, однако еще не до конца освоились с объемами, которые следует заказывать, а также с тем, где располагается товар в торговой точке.

3) Самостоятельный осмотр — этот способ демонстрирует то, что лица, принимающие решения, в конкретной торговой точке видят в вас профессионала, которому можно полностью доверить ведение части бизнеса.

Этап осмотра торговой точки и товарного запаса, это не только анализ ситуации с продажами, это также и начальный АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТЕЙ.

 Ведь именно тщательный анализ витрины и остатков позволяют нам оценить объемы продаж того или иного сегмента или товарной группы, что в свою очередь, при умелом использовании, позволяет нам предвосхитить возможные возражения.

Как такового этапа корректировки цели в структурированном подходе к продаже нет, однако, понимание того, что поставленная на начало визита SMART-цель имеет определенный запас гибкости.

Цель – понятие из мира идеалов, поэтому, нам, как людям, которые осознают реалии, следует  адаптировать цель, при наличии объективной необходимости.

Итак, в финале резюмирую выгоды, которые приобретают все участники: и продавец, и покупатель.

Торговый представитель на этапе осмотра :

1)имеет возможность скорректировать цель;

2) может предвосхитить возможные возражения;

3)экономит время;

4) мониторит остатки по всему ассортименту (в том числе и по продукции конкурентов);

5)показывает свой профессионализм.

Покупатель (то есть ваш клиент):

1)получает информацию о всей вашей продукции;

2)планирует расходы;

3)экономит время;

4)обеспечивает потребности покупателей;

Грамотное владение навыком осмотра места вашей деловой встречи, анализ произошедших изменений в том мест, где вам предстоит провести сделку — возможность спрогнозировать дальнейшее развитие событий.

Поэтому тратьте несколько минут на внимательный и вдумчивый анализ торговой точки или офиса клиента, чтобы вести разговор в правильном тоне и интересоваться задавать верные вопросы.

Источник: https://directsalez.ru/urok-9-osmotr-torgovoy-tochki-i-tovarnogo-zapasa/

Отчетность торгового представителя

Карты клиентов для торгового представителя

Как и любого сотрудника в компании торгового представителя необходимо контролировать. В этой статье вы узнаете о том какие точки контроля необходимо расставить для достижения максимально эффективной работы торгового представителя на маршруте и каким должны быть бланки отчетности для заполнения.

Отчетность – это отражение результатов работы в виде фактических данных в заранее определенной форме. Как правило, торговый представитель отчитывается руководителю отдела продаж, к которому он относится – супервайзеру. Мы рассмотрим два типа отчетности оперативную в течении дня и вечернюю отчетность торгового представителя, которую он сдает супервайзеру по результатам дня.

Для отчета по результатам работы за день в отделе продаж проводятся вечерние собрания. Процесс вечернего собрания состоит из 3-х этапов:

  1. Подготовка торговым представителем отчетности за текущий день
  2. Планирование торговым представителем задач на следующий день
  3. Принятие отчета супервайзером

По возвращению с маршрута торговый представитель должен иметь при себе заполненные: лист заказов, шаблон StoreCheck, Бланк задач по всем торговым точкам, чеки для подтверждения визитов по ТТ в которых не было заказа. При подготовке к сдаче отчета в офисе заполняется Бланк итогов дня.

Оформление Store Check

Шаблон StoreCheck (см. образец) предназначен для проверки представленности продукции в торговой точке, а также для проведения самоконтроля работы торгового представителя в данной торговой точке.

Порядок заполнения шаблона «Store Check»:

  1. Указать регион;
  2. Указать ФИО ответственного супервайзера;
  3. Указать свои ФИО;
  4. Указать дату;
  5. В столбце «Юр. лицо» указать юридическое наименование клиента;
  6. В столбце «Адрес» указать адрес торговой точки, в которой проверяется представленность продукции.

Далее заполняются параметры представленности. Проводя визуальный контроль места продажи в колонке «Фейсы» с названием каждого продукта указывается количество видов продукции которые видит покупатель (количество «фейсов»).

Например: на витрине видно 2 вида (вкуса) печенья ТМ «Ромашка», но за этими двумя видами стоит еще 5 видов, и в данный момент нет возможности их расставить, тогда торговый представитель ставит в графе цифру «2».

Цифру «7» (суммарное количество видов «2+5») можно указать только в том случае, если все 7 видов легко доступны взгляду покупателя и не будут закрыты любой другой продукцией либо предметом.

После заполнения «Фейсов» необходимо оценить по пятибальной шкале месторасположение данного вида продукции относительно «Золотой полки» в данной торговой точке. Условно за шаблон системы оценки можно принять таблицу расположения продукции на витрине:

«Золотая полка» — это лучшее место на витрине магазина.

Покупатель при выборе продукции может принять импульсное решение относительно приобретаемой торговой марки, даже если предварительно был убежден в необходимости покупки какой-то определенной торговой марки.

Данный импульсный толчок конечный покупатель получает при визуальном ознакомлении со всей витриной. Первым местом, куда направляется его взгляд, является место на уровне его глаз – на «Золотую полку».

Итогом заполнения сторчеков за неделю будет статистика по средней представленности и качеству размещения вашей продукции в торговых точках, на основании которой уже можно ставить цифровые цели на отделы продаж.

Отчет Итоги за день

Для контроля выполнения торговым представителем задач и дневных показателей заполняется бланк Итогов за день (см. образец). Для заполнения которого торговый представитель анализирует и суммирует свою работу за день и вносит ее результаты согласно шаблона.

Методика заполнения довольно проста, в каждую колонку вносятся фактические данные, в колонках по выполнению задач торговый представитель ставит + если выполнены все задачи или – если не выполнена хотя-бы одна задача на день, контроль выполнения конкретных задач по точке осуществляется с помощью Бланка Задач. По задачам, которые не выполнены представитель обязан указать причину и свои дальнейшие действия для выполнения данной задачи.

К итогам за день прикрепляются документы подтверждающие посещение торговых точек в которых не были сформированы заказы или забраны деньги, как правило это чек из торговой точки выбитый во время посещения.

При принятии данного отчета супервайзеру необходимо четко понимать: большинство торговых точек, в которые не осуществлены продажи – это недоработка торгового представителя, его нежелание выполнять установленные параметры работы, лень, отсутствие понимания важности выполняемых действий, личный негатив торговой точки к конкретному сотруднику. Устранение всех этих недостатков – главная задача супервайзера в формировании слаженной и четкой работы команды – его отдела продаж.

После предоставления отчета о проделанной работе торговый агент приступает к предоставлению запланированных действий на следующий «маршрутный день».

Бланк Задач по торговым точкам

Бланк задач предназначен для фиксации задач торгового представителя на следующий маршрутный день. Задания заполняются представителем на вечернем собрании, отметки о выполнении заданий торговый представитель проставляет на маршруте после завершения визита в торговую точку.

После принятия отчета, супервайзер рассматривает «Бланк Задач» данного торгового представителя и проверяет детально, какие действия запланировал представитель в своих торговых точках. При возникновении необходимости, супервайзер сразу производит корректировку заданий и объясняет данную необходимость.

Указывает на его недоработку в планировании своего предстоящего рабочего дня. На следующий день торговый представитель, в случае невыполнения или выполнения не в полном объёме запланированных действий, перезванивает своему супервайзеру, не отходя от торговой точки.

Супервайзер принимает оперативное решение, направленное на устранение возникших сложностей и достижение поставленной задачи.

На планирование работы торгового представителя у супервайзера должно уходить 90% уделяемого времени, и только 10% на анализ и исправление сегодняшней ситуации.

Сегодняшний день уже практически окончен, и торговый представитель вернется к его проблемам только через неделю.

Завтрашний день – впереди! Допустить сегодняшние ошибки завтра – потерять завтрашний день! Именно следуя заданной логике, и вытекает необходимость в данной (90% / 10%) расстановке приоритетов работы.

После принятия отчета супервайзер забирает у торгового представителя «Итоги за день» и «Store Check» для их использования на следующей неделе.

Все бланки хранятся в соответствующих папках, подписанные по дням недели и торговым представителям.

При этом торговые представители в обязательном порядке обязаны переписать себе в ежедневник все ключевые моменты с шаблона «Итоги за день» для запоминания и решения всех запланированных вопросов.

Последним этапом принятия вечернего отчета является проверка знаний скриптов, проводимых акций торговым агентом. Супервайзер на свое усмотрение называет продукт, знание скриптов по которому его интересует.

Оперативный контроль в течении дня

Для обеспечения понимания ситуации в течении дня супервайзеру необходимо делать срез по выполнению задач. Это можно делать либо с помощью телефонной конференции которая собирается в 14:00 либо создав группу в Viber/WhatsApp/Telegramm в которую торговые представители будут писать оперативные отчеты.

Важность оперативного контроля определяется тем, что день еще не закончен, вы еще можете повлиять на ситуацию, вернуть торгового представителя в торговую точку для выполнения задачи. В то время как на вечернем отчете вы уже просто констатируете факт невыполнения и проводите “разбор полетов”.

Оперативный отчет торгового представителя должен содержать следующую информацию:

  • сколько торговых точек посещено на текущий момент
  • сколько и на какую сумму сформировано заказов
  • сумма собранной дебиторской задолженности или заявок на инкассацию
  • количество выполненных/запланированных задач по посещенным точкам

Эти 4 показателя, помогут в течении дня держать команду в тонусе и принимать необходимые управленческие решения.

Как видите, для того чтобы обеспечить контроль работы торговой команды нужно не так уж и много, вы можете скачать разработанные шаблоны отчетов и использовать их в своей работе.

Но, конечно, важно учитывать фактор, что при подготовке таких отчетов торговыми представителями могут совершаться ошибки, умышленные или нет, да и вам придется выделить время на принятие и проверку данных отчетов, уверены что первые результаты вы увидите уже через неделю.

Системный контроль и работа с командой всегда дает результаты, мы-же в свою очередь лишь можем вам предложить сэкономить время и исключить человеческий фактор, ведь в нашей системе АльтМонитор вы можете видеть все необходимые показатели в режиме реального времени, что позволит вам как осуществлять оперативный контроль, так и принимать вечерний отчет торгового представителя.

Хороших вам продаж!

Источник: https://abmdd.com/otchetnost-torgovogo-predstavitelya/

Права вопрос
Добавить комментарий